COVID-19: دروس مستمرة من آلية الانتصاف المستقلة الافتراضية

أجبر على الذهاب الظاهري

بين عشية وضحاها تقريبا ، قام أعضاء الفريق الستة في آلية الإنصاف المستقلة (IRM) التابعة لصندوق المناخ الأخضر (GCF) نقل من سونغدو ، كوريا الجنوبية حيث GCF مقرها الرئيسي ، إلى مسقط رأسهم في إسبانيا وجنوب إفريقيا والنمسا وأولسان في كوريا الجنوبية والولايات المتحدة الأمريكية. وكان هذا نتيجة ل GCF مطالبة موظفيها غير الأساسيين بالعمل عن بعد من المنزل (إما في كوريا أو من بلدانهم الأصلية) بسبب الارتفاع الحاد في حالات Covid-19 في كوريا الجنوبية. فجأة ، اضطر فريق IRM إلى العمل عن بعد و "افتراضيا" لإبقاء IRM مفتوحا للأعمال.

هنا نتحدث عن الفرص والتحديات التي قدمتها إدارة حقوق المعلومات الافتراضية وكيف كان رد فعل فريق إدارة الموارد البشرية. ومع انتشار وباء كوفيد-19 في جميع أنحاء العالم، ستواجه آليات المساءلة والإنصاف الأخرى حالات مماثلة. ونأمل أن يوفر هذا التعليق بعض الدروس والرؤى الجارية بشأن ما يجب الاستعداد له وكيفية التعامل معه. ربما، بمجرد أن يقوم فريق إدارة الموارد البشرية بإعادة تجميع المجموعات في كوريا، قد نكتب تحديثا حتى يكون لدى قرائنا صورة أكثر اكتمالا لتجاربنا.

اجتماع تقريبا

على مدى الأسابيع الثلاثة الماضية ، تعلمنا بعض الدروس المهمة حول تشغيل IRM افتراضي بكفاءة. بدأنا بالاجتماع لمدة ساعة يوميا في وقت كان مناسبا لمعظم الناس ، ولكن ليس للجميع. إن الانتشار في جميع أنحاء العالم من الأمريكتين إلى الشرق الأقصى ، والملاءمة في وقت مناسب للجميع كان تحديا. بدأت المكالمات اليومية كتقارير عن عمل اليوم السابق. لكن GCF تتطلب القواعد من الموظفين تجميع تقرير مكتوب أسبوعي عن العمل عن بعد لمديريهم. أصبحت التقارير اليومية والأسبوعية مرهقة للغاية ، لذلك قمنا بتحويل المكالمة اليومية إلى مكالمة لحل المشكلات على مستوى الفريق. يمكن لأي عضو في الفريق إثارة قضية تتطلب التشاور على مستوى الفريق وحل المشكلات. وقد أدى هذا التغيير إلى تحسن كبير في الروح المعنوية وكذلك فائدة المكالمة الافتراضية اليومية. تساعد المكالمة الافتراضية اليومية أيضا أعضاء الفريق على رؤية وسماع بعضهم البعض يوميا والبقاء على اتصال والشعور وكأنهم فريق.

تحقيق الأفضل

يجد أعضاء الفريق أيضا أن العمل من المنزل يمنحهم المزيد من المرونة لترتيب وقت عملهم. يمكنهم تقسيم وقت العمل إلى نطاقين أو ثلاثة نطاقات زمنية ويتخللها وقت الترفيه أو وقت العائلة. العمل بمفرده عن بعد يثبت أنه مرهق لبعض أعضاء الفريق ، ولكن التواجد مع العائلة ، بالنسبة لمعظم الفريق ، كان نعمة في وقت التوتر. ال GCF عرضت وشجعت الموظفين على استخدام خدمة استشارية مجانية إذا شعروا بالاكتئاب أو التوتر. بالإضافة إلى ذلك ، يتحدث أعضاء الفريق مع رئيس IRM ومع بعضهم البعض في مكالمات فيديو جماعية افتراضية فردية لإنجاز العمل وتقليل التوتر من العمل بمفردهم. كما سمحت مجموعة WhatsApp للفريق بالتحدث معا أو بشكل فردي مع بعضهم البعض. وبالمثل، تمكن أعضاء الفريق في جنوب أفريقيا من التواصل افتراضيا مع منظمات المجتمع المدني في ذلك البلد كجزء من التوعية بآلية الاستجابة للموارد. كما سمح وجودهم في بلدانهم الأصلية لبعض أعضاء الفريق بالاجتماع شخصيا أو افتراضيا مع مهنيين آخرين في هذا المجال وتوسيع الشبكة بشكل أفضل من كوريا. على سبيل المثال ، العديد من آليات المساءلة والإنصاف GCFالكيانات المعتمدة موجودة في واشنطن العاصمة وحولها وتمكن رئيس IRM من الاجتماع مع موظفين من هذه الآليات بشأن المسائل المشتركة والتعاونية.

خيارات نقل الفريق

كان أحد الخيارات التي نظر فيها الفريق في وقت مبكر هو الانتقال إلى موقع مشترك خال من فيروس COVID-19 واستئجار شقة والعيش والعمل من هناك. ومع ذلك، تم التخلي عن هذه الفكرة لأن العيش معا لفترة طويلة ربما طرح قضايا شخصية لا يمكن التنبؤ بها وكان من شأنها أن تضع الفريق في بلد غريب، مع الناس يتحدثون لغة أجنبية، مع عدم وجود دعم الأسرة وعدم الإلمام بنظام الرعاية الصحية. وإلى جانب ذلك، ليس هناك ما يضمن عدم انتشار الفيروس إلى ذلك البلد أيضا. ويبدو أن التكاليف تفوق فوائد هذه الخطوة. ويتمركز اثنان من أعضاء الفريق في جنوب أفريقيا حيث كان لديهما منزليهما هناك. واتضح أن هذه حالة مصادفة من حيث أن كليهما كان قادرا على الاجتماع بانتظام والعمل معا بشأن مسائل إدارة الموارد البشرية. وقد اجتمع مؤخرا عضوان آخران في الفريق في النمسا حتى يتمكنا من العمل معا لفترة وجيزة. الدرس المبكر من هذه التجارب هو أنه بدلا من نقل الفريق إلى موقع واحد ، فإن العثور على موقعين أو ثلاثة مواقع يمكن لأعضاء الفريق الانتقال إليها والعيش في مكان قريب قد يكون حلا يمكن أن يخفف من التوتر ويجعل العمل الافتراضي أكثر كفاءة.

التحديات

وقد طرحت عدة تحديات نتيجة لترتيبات العمل الافتراضية. الوحدة والإجهاد في العمل عن بعد هو واحد. وعندما عاد أعضاء الفريق إلى بلدانهم الأصلية، اضطروا إلى الإقامة مع والديهم أو أشقائهم، لأنهم أغلقوا منازلهم للانتقال إلى سونغدو بكوريا والعمل فيها. في حين أن هذا وفر الدعم العائلي ، إلا أنه يعني أيضا أنهم فقدوا مساحتهم الخاصة في كوريا مع جميع وسائل الراحة التي وضعوها معا. ظهرت القضايا المتعلقة بأجهزة الكمبيوتر المحمولة والبرامج وتم حلها عن بعد عن طريق GCF زملاء يعملون على قضايا تكنولوجيا المعلومات والاتصالات. وتواجه بعض البلدان التي يوجد فيها أعضاء الفريق مشاكل في الاتصال فضلا عن إلقاء أحمال الكهرباء، مما يؤدي إلى انقطاع التيار الكهربائي لعدة ساعات في اليوم. كما أن التواجد في العديد من المناطق الزمنية يعني أيضا أن نافذة الفرصة لاجتماعات الفريق الافتراضية محدودة. كان على أعضاء الفريق الترتيب لدفع الإيجارات والالتزامات المالية الأخرى التي تم التعهد بها في كوريا ، وكان التعامل معها عن بعد أمرا صعبا لأن الخدمات المصرفية عبر الإنترنت في كوريا يمكن أن تكون معقدة إذا لم يتحدث المرء الكورية. لم تعد القدرة على الذهاب إلى البنك ومعالجة هذه المعاملات وجها لوجه متاحة بعد الانتقال إلى مسقط رأسهم. المشاركة عن بعد لها أيضا عيب في أن الموظفين غير قادرين على حل المشكلات بسرعة بمجرد المشي إلى شخص آخر. GCF مكتب زميل في نفس المبنى. بالإضافة إلى ذلك ، يلاحظ بعض أعضاء الفريق أن فقدان التواصل وجها لوجه وعدم وجود اجتماعات غير رسمية على الغداء له آثار سلبية على العلاقات الجماعية.

العمليات الظاهرية

على الرغم من هذه التحديات ، تعمل IRM بسلاسة تقريبا. نحن نعالج شكوى تلقيناها. حضرنا GCF اجتماع مجلس الإدارة الذي يقدم عرضا تقديميا بالفيديو افتراضيا. ونجحت الإدارة في معالجة عمليات الإلغاء والتأجيل في اللحظة الأخيرة لحدث رئيسي لبناء القدرات كانت تنظمه وحلقة عمل للتوعية كانت تخطط لها. ومن خلال تعزيز أنفسنا، يعيد الفريق تنظيم أنشطتنا في مجال بناء القدرات والتوعية. نواصل خدمة وظيفتنا الاستشارية وأجرينا مشاورات عامة حول مسودة إجراءات الانتقام من خلال ندوات عبر الإنترنت. نحن نعمل على تطوير وحدات التعلم عبر الإنترنت للتدريب على آليات معالجة المظالم لكيانات الوصول المباشر التابعة ل GCF. يشارك أعضاء الفريق عن بعد في GCFلجنة إدارة الأزمات. الموظفون الأساسيون في GCF وقد استجابت المتمركزة في كوريا على الفور عبر الإنترنت لإدارة الأزمات التي تتطلب تحويلات مصرفية للأموال واستكمال إجراءات الشراء. يسمح الاستخدام المتزايد للتكنولوجيا لفريق IRM بتقليل بصمته الكربونية من خلال تقليل السفر إلى الأحداث وتقليل استهلاك الطاقة.

الأنظمة التي تعمل

ومن الدروس الرئيسية الأخرى المستفادة من هذه التجربة ميزة وجود اختصاصات واضحة وإجراءات مفصلة إلى جانب النظم التي تعمل عن بعد؛ وقد ساعد ذلك في جعل الانتقال إلى الأداء الافتراضي أسهل بكثير وأكثر سلاسة. تتمتع IRM الآن باختصاصات محدثة واضحة ، ومجموعة مفصلة من الإجراءات والمبادئ التوجيهية. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي IRM أيضا على مجموعة من عشرين وحدة من إجراءات التشغيل الداعمة ، وهي وثيقة مواجهة داخلية تمنح موظفي IRM إرشادات واضحة وخطوة بخطوة حول جميع الوظائف الخمس ل IRM. لدى IRM أيضا أنظمة داعمة عبر الإنترنت. على سبيل المثال، تتم إدارة شكاوانا من خلال نظام إلكتروني لإدارة الحالات (CMS) يمكن للموظفين والكيانات المعتمدة الوصول إليه عن بعد. كل GCFمثل إدارة الموارد البشرية والمزايا، والمشتريات، ومحاسبة النفقات، ودفع الرواتب، عبر الإنترنت، بما في ذلك التدخلات الخلفية للموقع الإلكتروني وتخزين الملفات، والتي يمكن العمل بها جميعا عن بعد من موظفي إدارة الموارد البشرية (IRM) GCF لابتوب. تم وضع أمن خاص عبر الإنترنت من قبل GCFفي قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، على الرغم من أن ترتيبات العمل عن بعد قد تتطلب تدابير أمنية معززة. GCFقام قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات برئاسة ستيفان زوت ، ولا يزال يقوم ، بعمل لا يصدق في دعم المؤسسة وتحريكها في الاتجاه الصحيح. لحسن الحظ ، فإن IRM و GCFتعد الأنظمة عبر الإنترنت مساعدة كبيرة في الانتقال من سونغدو ، كوريا الجنوبية إلى العمل افتراضيا من مواقع متعددة ، وتثبت مرونة IRM في GCF وكذلك قدرتها على التكيف.

الاستدامة

كان فريق IRM يعمل معا من موقع واحد قبل أزمة COVID-19 ، وعلى هذا النحو كان فريقا تشغيليا في وقت تفشي المرض. ربما مكنها هذا العامل من التكيف بشكل أسرع وأفضل مع العمليات الافتراضية. كانت التجربة الافتراضية حتى الآن إيجابية إلى حد كبير مع بعض التحديات. لكن هيئة المحلفين لا تزال غير متأكدة مما إذا كانت العمليات الافتراضية مستدامة أو مرغوبة على المدى الطويل. فعلى سبيل المثال، ستتطلب العمليات الافتراضية الطويلة الأجل السماح للموظفين بالانتقال بشكل شبه دائم أو دائم إلى بلدانهم الأصلية. وهذا بدوره سيثير قضايا حول كيفية GCFامتيازات وحصانات إذا كان الموظفون في مواقع متعددة. ويشكل الإشراف والإشراف الافتراضيان على الموظفين تحديات أيضا. ما أثبتته هذه التجربة القسرية ل IRM الافتراضية حتى الآن هو أن (أ) IRM يمكن أن تعمل افتراضيا من أي مكان في العالم مع اتصال لائق ومواصلة عملياتها التجارية دون عوائق لفترات قصيرة من الزمن و (ب) يمكن أن تعمل IRM بفعالية وافتراضية مع الولاية والإجراءات والأنظمة عبر الإنترنت الموجودة حاليا. قد يتم تحسين الأداء الافتراضي ل IRM إذا كانت مجموعة أساسية من موظفيها في كوريا بينما يوجد عدد قليل من أعضاء الفريق في مكان آخر.

استنتاج

في الختام ، قد يكون هناك جانب مشرق لسحابة COVID-19. ال GCF، وبالفعل تم اختبار IRM الآن لمرونتها وقدرتها على العمل فعليا في الأزمات. لقد تم استخلاص العديد من الدروس كمؤسسة وهذه سوف تحمل GCF و IRM في وضع جيد في حالة حدوث أزمات مستقبلية. إن جائحة كوفيد-19 لم تنته بعد، ولكن على الأقل في كوريا الجنوبية، يمكن للمرء أن يكون متفائلا بحذر بشأن قرار مبكر بسبب الخطوات الاستباقية الحكيمة والعدوانية التي اتخذتها الحكومة.

مقالة أعدها لالاناث دي سيلفا